江门市发展和改革局向第三方购买服务开展2022年档案整理工作的采购公告

正文内容

　　根据《机关档案管理规定》（国家档案局令第**号）、《**省人民政府关于印发〈**省档案馆收集档案范围实施细则〉的通知》（粤府〔****〕**号）等要求，我局需采购****年度档案整理服务，采购方案如下： 　　一、采购简要说明 　　（一）项目内容 　　****年度档案整理服务内容包括：****年度需整理文书档案共约*****件，其中收文*****件、发文****件，以及整理相关科室业务档案。文书档案按照文件整理规则（即新方法）进行整理及数字化加工（含文件汇编），其它档案按立卷方式归档。并协助我局编制档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表“三合一”制度。 　　（二）项目服务期限、地点和要求 　　*.项目服务期限：****年**月**日前。 　　*.项目实施地点：实施地点由服务供应商提供，应具备档案管理要求，且实施地点应具备合格的安全监控和消防条件，如监控、防盗门窗、灭火器等。 　　*.项目服务具体要求：（*）按照文件材料归档要求,对上述档案材料进行鉴定、分类、整理、托表、去污除尘、打印、编目、数字化加工、刻录电子数据光盘、装订、入盒、编写归档说明及统计台账等工作，经采购人验收合格，在整理过程中不能丢失、不能损坏档案材料；（*）卷内文件，排列条理。卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依次排列在一起。同一份文件的正件在前、附件在后，正本在前、定稿在后，转发文件在前、被转发文件在后；同一份文件审核中结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按文件的重要程度和形成时间先后排列。（*）编制页号，不重不漏。卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角填写页号。（*）填写卷内文件目录，准确清晰。题名即文件的标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有题名或题名不能反映实质内容的要拟写题名，外加“〔 〕”号。对“任免通知”、“表彰决定”等文件的题名通常只标注一个或部分人名，著录时需在题名之后，加上该文涉及的本单位其他有关人员的名字，并外加“〔 〕”号。如：“关于张某等同志任职的通知〔徐某、李某某〕”；责任者、文号、时间、页号等要清楚准确填写。（*）装订案卷，整齐结实。卷内文件材料要去掉金属物。对装订线外有字迹的要加边，对破损或大小不一的文件，要加以修复、折叠，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，装订案卷要整齐、结实、美观。不得将文件放倒、放反、放斜。左侧装订的卷要左侧、下沿取齐，文件要与卷皮下沿取齐，装订时不得订住文字，也不能漏订，单份文件归档要采用***不锈钢装，案卷应采用三孔一线的方法装订，孔距要适当，用线绳装订，要勒紧，结头结在背面。（*）项目实施期间所需设备（如计算机、打印机、扫描设备等）及服务期间所需办公耗材由服务供应商提供。（*）档案整理场所须符合档案安全保管“八防”要求，保证档案实体安全。（*）项目应用的档案管理系统必须是**泰坦软件系统有限公司开发的DARMS****或超越****档案管理系统。（*）供应服务商须在采购文件中确定项目主管及工作人员，说明主要参与人员的职责及任务；项目团队包括项目负责人、工作人员在内不少于*人，并持有档案人员岗位培训证书，项目负责人必须具有档案中级职称或以上，确保团队成员完成工作。原则上确定的人员不允许随意更换，如更换须经双方同意；确保团队成员在指定工作场所完成工作。（**）结算金额包含整理期间所需的档案用品耗材。 　　（三）项目费用 　　本次采购总价上限为人民币**万元，投报总价不得超过最高限价。 　　二、项目达到目标和安全 　　通过向档案整理中介服务公司购买档案整理和数字化加工服务，保证档案资料整理和数字化加工原件和内容信息的安全，严防在档案数字化处理过程中发生档案损毁、丢失、泄密等现象，并保证纸质档案数字化处理的质量。档案整理中介服务公司在进行档案数字化加工工作中必须严格遵守《中华人民**国保密法》、《中华人民**国档案法》等有关规定，按***档案局规定的档案归档文件整理规则的要求进行数字化加工，确保能通过***档案局验收。 　　三、中介服务公司资质 　　*.具有***政府购买社会服务供应商资格的档案整理中介服务机构; 　　*.在***档案主管部门登记备案的档案整理中介服务机构; 　　*.在******内具有经本地工商部门注册的固定经营场所; 　　*.具有两名以上(含两名)中级以上(含中级)档案职称的档案整理人员（需提交一年以上的在职社保证明）; 　　*.服务商需对此项目配备不少于*人的工作团队，整理人员需具有档案行政管理部门核发的专业上岗证，拟安排的项目管理负责人和技术负责人需具备档案中级或以上职称人员; 　　*.必须具备独立的数字化加工室，加工室必须安装监控设备，做到全方位监控； 　　*.有多年为机关、事业单位提供档案整理、数字化加工服务经验; 　　*.服务商网上询价时要提供上述*-*点要求的文件说明及证明材料，第*点必须提供图片以作说明; 　　*.服务商的确定方式为综合上述要件考虑; 　　**.本项目不允许转包，不接受联合体服务; 　　**.以上*-*点不达要求的，询价不受理。 　　四、报价要求 　　本项目采用项目总包价形式报价，不能分拆报价。本项目的总价报价上限为人民币**万元，服务商所报总价不能超过此上限金额。 　　五、付款办法 　　*.首付款：合同签订后，我局在收到服务商提供的有效发票后**日内，向其支付合同总价*万元的款项。 　　*.尾款：完成合同服务内容并验收合格后，我局一次性向服务商支付其余款项。 　　六、违约责任 　　*.服务商未按期完工，每延迟一日，应向采购人支付总价款*.*%的违约金，但金额不得超过合同总额的**％； 　　*.服务商对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等承担法律及经济责任。若违反保密协议的约定，我局有权取消业务**或终止已开始的**，并保留追究法律责任的权利。 　　七、其他事项 　　采购人与服务商双方需就此档案整理项目签订保密协议书。 　　八、项目公示时间：*个工作日，即****年**月**日至****年**月**日。 　　九、联系方式 　　联 系 人：王小姐，联系电话：****-*******； 　　地点：***发展和改革局（白沙道西*号*府大院*号楼*楼办公室）