淮安市公安局2023年新增档案数字化加工项目询价采购文件

正文内容

*****局现对“*****局机关****年新增档案数字化加工”项目进行询价采购，现将有关事项说明如下。 一、项目概述 *、项目名称：*****局机关****年新增档案数字化加工。 *、资金来源：财政资金。 *、预算总额：*万元以内。超出预算投标无效 二、服务需求：规格参数见附件*。 三、供应商资质要求 *、符合《政府采购法》第二十二条规定； *、需具有完成本项目所必需的技术、设备及人员； *、具有乙级及以上的国家秘密载体印制资质（涉密档案数字化加工类别）。 四、注意事项 *、供应商就附件中采购的服务内容及相关要求，在****年**月**日**时前，向本单位做出一次性书面报价，报价格式见附件*。 *、成交原则：在符合采购需求、质量和服务相等的前提下，以提出最低报价的供应商作为成交供应商。供应商报价和承诺一经认可，即为成交的合同价。 *、供应商如对本询价函报价，即不可撤回。 *、付款条件:合同签订生效后，付合同价款的**%预付款，全部完成且经验收合格后付至合同价的**%，余款*%一年服务期满后一次性无息付清。 *、交货期：与成交单位签订合同日起**个自然日内交货，实施、验收完毕（交货地点：*****局）。 *、联系人：葛盈盈 联系电话： *********** *****局 ****年**月** 日 附件*: 技术要求 本次招标项目为*****局新增档案数字化加工服务项目，主要包括扫描纸质文件约**万页（以A*幅面计算,超出A*幅面的以A*幅面折算，最终以验收合格的实际数量计算），著录部分档案的文件级目录（每著录一条折合扫描一页），并将扫描后的图像文件进行格式转换、OCR识别后与文件级目录挂接，导入**省**档案信息管理系统，实现快速无误检索。投标人须严格按照**省**厅《**省**机关档案数字化操作规程（试行）》规定的技术要求开展数字化加工并按此要求接受采购方验收。 投标人需根据技术要求提供符合采购人需求和实际情况一致的可操作的详细解决方案，无特殊情况不得更改。投标人中标后须自带档案数字化扫描仪、电脑、现场视频监控等全部设备，其中计算机、视频监控设备所用的硬盘等由采购方排除安全隐患后交由中标人使用，数字化工作全部结束后，所有加工过程中使用过的硬盘等存储介质交还采购人。采购人提供工作场地、办公桌椅及电源等。 一、纸质档案数字化加工技术要求 *、档案出入库 严格按照库房管理规定办理出入库手续，中标单位应指定专人按照与*****局共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，并指定专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。 *、档案前处理 检查目录：逐卷逐件检查档案实体和目录，确保文档与目录一一对应；发现错误及时修改、补漏，完善档案的排列、编目等内容。 检查编号：未编制页号或编号有误的，应进行补编和更正。 检查题名：文件没有标题或标题不能揭示文件内容的，应重新拟制题名。 拆除装订：装订物影响扫描工作进行、拆除后可复原的档案，可拆除装订物进行数字化，拆除装订物时应注意保护档案不受损害；对排列顺序不准确的档案应进行重排。 确定扫描范围：原则上将确定为数字化对象的档案全部扫描，不宜进行挑扫；一般应逐页扫描，从案卷封面开始，至案卷末页结束；遇有浮帖时，浮帖加原页扫描*页，浮帖揭开后原页扫描*页，若遇到多张浮帖重叠，每张浮帖均单独扫描；重份档案可以不进行扫描，有正式件的可以不扫描底稿，并对不扫描的作出说明。 修整页面：破损严重、无法直接扫描的档案，应注明并进行技术修复，单面有字的进行托裱，双面有字的进行丝网加固处理；严重折皱影响扫描质量的，可先进行压平或低于**℃熨平等相应处理后再进行扫描。 整理登记：认真填写纸质档案数字化流程单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数；应记录每一卷（件）文件的数量、破损等内容；应根据纸张质量，选择扫描方式。 *、目录数据著录 目录数据著录符***省**厅《**省**机关档案数字化操作规程（试行）》要求，按照**省**档案信息管理系统中条目录录入模板，采用人工方式对档案目录数据进行著录。需要对部分案卷进行补充著录案卷级、文件级（结论性法律文书）、人员级档案目录数据。可从数字化软件中以EXCEL格式或其它格式导出，或直接著录在EXCEL表中，并能导入档案信息管理系统数据库。 *、元数据捕获 在档案数字化过程中，应捕获必要的元数据，用以记录全文数据生成环境、数字化各类技术参数等信息。纸质档案元数据采集符***省**厅《**省**机关档案数字化操作规程（试行）》要求，均应存入数据库。 *、档案数字化扫描 a)、扫描方式：应特别注意对档案实体的保护，根据档案纸张质地、厚薄程度、幅面大小选择相应规格的扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。 b)、色彩模式：**位真彩色。 c)、分辨率：***dpi，如文字偏小、密集、清晰度较差时，应适当提高分辨率。 d)、遇有浮贴时，浮贴加原页扫*页，浮贴揭开之原页扫*页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。 *、图像处理 a)、旋转：对方向不符合阅读习惯的图像应进行旋转还原。 b)、纠偏：对扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质应进行去污处理；但在处理过程中应遵循展现档案原貌的原则，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等。 c)、裁边：对扫描后的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，不得裁掉纸质档案原有页边，裁边后的图像幅面大小保持一致。 d)、图像拼接：对大幅面档案进行分幅扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，拼接时应确保拼接处平滑地融合，合并为一个完整的图像。 e)、图像修复：修复的效果以图像不失真、效果清晰完整为准。 *、存储格式 档案图像文件应存储为JPEG或JPEG****格式，压缩率不低于**%。另外需转换一套双层PDF格式的图像文件，PDF中的A*幅面单个图像大小控制在*M以内。 *、格式转换 以“卷”或“件”为单位，将档案图像文件按照**%或更低的压缩率进行压缩（A*幅面单个图像大小控制在*M以内），再将压缩后的单页图像文件先进行全文OCR设别，应形成文本文件，经校对与原件一致后，转换成多页双层PDF格式的图像文件，上层是原始图像，下层是识别文本文件，既可以保留原始版面效果，又支持选择、复制和检索功能。对结论性法律文书的图像文件，应再转换一份双层PDF格式文件。对非印刷体档案图像文件无需进行OCR设别，直接转换成PDF格式文件。 一案一卷的以“卷”为单位转换PDF，综合卷以“件”或“人”为单位转换PDF文件。 *、图像文件命名 图像文件的命名应与档案实体及目录数据一一对应，并按照档号规则命名，确保唯一性。其上层可按照类别、年度等分层次建立文件夹，分目录存放、管理。 a)、以卷为转换单位的文件夹的命名：以全宗号-类别号-目录号-案卷号（*位）的形式命名。 b)、以件为转换单位的文件夹的命名：以全宗号-类别号-目录号-案卷号（*位）-页号（*位）的形式命名，页号为合并页的首页。 c)、JPEG文件的命名： 正文图像的命名以全宗号-类别号-目录号-案卷号-页号， 例如：****-Z****-**-******N-***； 有浮贴的复页在页号后加“（*、*……）”， 例如：****-Z****-**-******N-***-*； 案卷封面页在案卷号后加“-F*、-F*……”， 例如：****-Z****-**-******N-F； 目录页在案卷号后加“-M*、-M*……”， 例如：****-Z****-**-******N-M*； 备考页在案卷号后加“-B”， 例如：****-Z****-**-******N-B； d)、PDF文件的命名： 以卷为转换单位的，全宗号-类别号-目录号-案卷号， 例如：****-Z****-**-******； 以件为转换单位的，全宗号-类别号-目录号-案卷号-页号， 例如：****-W****-Y-******-***； PDF的命名必须与目录数据中的档号保持一致。 **、数据检查 在档案数字化过程中，中标供应商应对目录数据、元数据和数字化文件进行人工逐项、逐件、逐页的自检和互检，正确率要求达到***%。采购人采用计算机自动校对与人工抽查相结合的方式，分阶段、分批次进行复查，自动校对比例为***%，人工抽查比例不低于*%，对复查发现的错误和问题应及时予以解决，不合格率大于*%的（不合格率=抽检不合格数÷抽检总数×***%），该批次数据或图像文件全部返工。 **、数据挂接 数据通过质检后，应采用相关软件对目录数据与元数据、数字化文件进行挂接，以实现目录数据、元数据和对应数字化文件的关联。应逐条对挂接结果进行检查，包括对应的准确性、已挂接数字化文件与实际数字化数量的一致性、数字化文件是否能正常打开等，发现错误及时纠正。 **、装订还原 对完成数字化并通过质检的档案，应及时整理清点、恢复原状；根据采购方要求更换部分档案盒及卷宗封面、封底，格式应符合档案管理要求；对照出库时填写的档案出入库交接单进行检查核对，确认无遗漏后办理移交入库手续。对拆除装订物的纸质档案，应按档案管理要求重新装订，保持卷内文件排列顺序不变；对带式录音录像档案，应在数字化完成后进行倒带操作；对取出的照片底片档案，应及时装册还原，保证原件位置准确。 **、数据存储与备份 对验收合格的目录数据与元数据、数字化文件及时进行存储及备份，采用大容量硬盘和蓝光光盘各存储三份。备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。 数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。标签内注明备份载体编号、载体类型、套别、密级、保管期限、文件数量、文件内容、制作人员、制作时间、内容索引、档案保管单位、数据备份单位、数据备份标准、阅读备份数据所需要的硬件环境、软件环境、转储更新日期等。 二、安全保密要求 严格遵守《中华人民**国档案法》、《保密法》、国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》和省档案局、省国家保密局《**省档案数字化安全保密管理规定（试行）》及*****局的保密规定及相关规章制度。本项目所有工作必须在用户指定的场所内进行，确保加工场所的正常秩序和安全。不得损毁、丢失档案，如有违反，将依法追究法律责任。施工单位须与*****局签订保密协议，中标单位须做到： *、强化人员管理，所有人员持证上岗，并填写个人简历（附身份证复印件及**机关出具的无犯罪证明）交*****局审核保存，如有人员变动，应及时通知*****局。 *、建立严格的保密制度，落实相关安全措施，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的安全保密教育。 *、不同的工序之间要采取严格措施，杜绝档案信息泄密事故的发生。在加工过程中，投标人不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于投标人过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，投标人承担一切责任。 *、扫描加工场地需配备必要设施，确保档案原件和档案信息的安全和保密。中标单位在工作场所安装无死角监控系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。 *、分批验收进行数据移交时，工作站上保存加工数据的硬盘必须拆除交*****局处理。同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。 *、不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备，如手提电脑、手机及移动存储介质等。 *、加工过程安全要求 （*）对服务器的操作采取安全监管措施。 （*）USB端口封闭使用。 （*）各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。 （*）按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份等。 三、项目验收要求 *、采购单位对中标单位数据分批进行验收。数据验收以抽检方式进行。抽检比率大于*%，抽检合格率应在**.*%以上。中标单位提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回中标单位全面自检，在退回自检期间，采购单位将不再向中标单位提供加工的档案。 *、采购单位在验收中检出的错误，中标单位及时、无偿予以纠正后再提交采购单位验收。 *、验收完成后填写相关表单，完成验收报告，档案数字化质量检验达到标准的，经验收组成员签字、组长审核签字后，予以验收“通过”。 *、如全部档案完成后不能通过验收的，视为中标单位违约，采购单位不再支付余款。 *、相关验收指标如下： 档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤*‰。 扫描图像：漏扫率≤*.*%。 图像质量：图像质量情况完好率**%。 格式封装：图像文件的命名差错率≤*‰。 目录核对、完善：以案卷（文件）为单位，关键字段（档号、保管期限、页数等）正确率***%，其余字段录入错误率≤*‰。 条目与图像挂接：挂接正确率***%。 档案原始材料：***%不缺失。 图像文件命名：***%正确。 附件二：报价表 序号 项目名称 单位（页） 数量 单价（元） 总价(元) 备注 * 档案数字化加工 合 计 总工期： 自然日 投标人： 法定代表人: 注： （*)上述表中的单价应包括全部技术服务。 （*）价格应按照招标文件附件*的技术要求报价。 （*）每著录一条折合扫描一页计算价格。 询价采购文件-*****局****年新增档案数字化加工项目.doc