福田区残联2024年档案整理及数字化服务采购需求

正文内容

　　一、采购项目概况 　　本项目为***残疾人联合会档案整理及数字化服务采购，对本单位****年文书、业务、照片、音像、实物档案进行整理、数字化扫描等工作，项目预算*万元。　 　　二、项目要求 　　序号 　　类 目 名 称 　　数量 　　备注 　　* 　　档案清理收集 　　*项 　　内容含：各类档案的清理、收集，鉴定归档范围，制作档案归档移交清单 　　* 　　****年形成的文书档案、自行采购档案（纸质）进行整理 　　约***件 　　内容含：整理、分类、排序、裱糊、打号、粘贴、打页码、著录（正件与附件）、扫描、装订、编目、盖档号章、装盒、目录制作；对于文书所缺印章、附件、处理表等需补充打印、归档、完善。 　　* 　　****年形成的残疾人补助服务、残疾人证办理业务审批档案整理 　　约****件 　　* 　　对****年形成的电子档案鉴定、归档整理（含oa打印） 　　约****件 　　内容含：完成从OA到“一体化”系统的预归档及归档工作，并鉴定保管期限、完善题名。 　　* 　　声像、实物档案整理 　　约***件 　　内容含：按分类方案对声像、实物档案进行分类整理、完善相关属性所涉及的场所、事件、地点、人物等信息。 　　* 　　对****年形成的文书档案、自行采购档案进行数字化扫描 　　约***件 　　内容含：扫描分辩率为***DPI，彩色单页JPG和多页PDF格式，纠错，去斑及装订孔、优化图像。 　　* 　　对****年文书档案、采购档案、业务审批档案、声像档案、实物档案著录 　　约****条 　　内容含：逐条录入（题名、日期、页数、文件编号、年度、保管期限、档案号、备注等信息）；校对所录入的题名、日期、页数、文件编号、年度、保管期限、档案号、备注等信息；制作目录一套；逐类编写整理说明。 　　* 　　档案数据上传智慧档案系统、数据备份 　　*项 　　内容含两个加密备份盘，备份数据一式两份 　　* 　　续编全宗卷(全宗指南、组织沿革等） 　　*年 　　内容含：编制组织沿革、大事记、全宗批南等移交程序性文件 　　** 　　档案整理工具 　　*批 　　内容含：档案盒、牛皮纸、打印机、订书机、扫描仪等 　　** 　　档案存毁鉴定工作 　　*项 　　内容含：对室存档案进行全面盘点，对于超出保管期限的档案组织开展档案鉴定，做好档案鉴定工作方案、档案鉴定工作表、档案鉴定工作报告等资料的整理。 　　** 　　协助档案查询利用、档案统计台账、考核台账制作 　　*项 　　内容含：在服务期内协助档案查询、制作统计年报，协助制作档案考核台账及相关档案日常的工作 　　** 　　档案库房维护 　　*项 　　内容含：档案箱柜调整、箱柜标签、库房消毒、放置防虫防霉药品等 　　** 　　档案业务培训 　　*场 　　内容含：针对区残联工作人员开展档案业务工作培训。 　　** 　　项目总结报告 　　*份 　　内容含：对年度档案接收保管情况、利用情况、移交进馆、鉴定销毁情况等进行全面总结。 　　三、项目管理 　　（一）组织实施要求 　　投标人需提供对项目跟踪管理的实施细则，详尽列出所需完成的工作方案及实施细则。投标人需说明项目人员组织和投入情况，项目管理制度；投标人投标前应出具承诺函保证主要技术人员全部到岗直至项目结束。中标人应无条件配合业务系统升级改造过程中引发的档案整理扫描流程的变革，且由此产生的人员变化及其费用均由中标人承担。 　　（二）项目人员配备要求 　　本项目要求安排项目负责人*人，技术及辅助性人员不少于*人，项目总人数不低于*人，项目服务团队应当具有至少*年以上的档案整理及数字化服务经验。驻点人员具有*年以上档案整理及数字化服务经验并持有档案培训证书，熟悉各种档案管理系统软件、对档案数字化加工系统有一定实际操作能力的优先。要求项目负责人进场前完成项目实施计划方案，并根据项目进展情况不定期驻场保证项目有序进行，若项目发生重要事件或采购方要求项目负责人现场协调档案管理工作时，响应时间不得超过**小时，问题未得到解决项目负责人不得离场；项目实施期间项目管理人员和技术及辅助性人员需结合项目实际需求常驻采购单位项目实施的工作场所。 　　（三）项目技术要求 　　*.归档、整理、扫描工作流程和服务内容： 　　档案接收：接收到档案应对实体纸质档案按年度、类别进行分类；对纸质档案内容按移交清单、材料汇总清单逐一进行清点，登记； 　　组卷整理：包括按档案保管年度分拣、排序、编写页号、拆钉、粘贴、装裱（修复）、盖章、填写档案盒封皮等环节。中标方应严格按照《档案整理规则》(DA/T**-****)； 　　编档号：对每卷业务档案按相关要求分类，按年度、保管期限在档案材料清单右上角编（盖）相应档号，以方便档案的查询利用； 　　修（补）著录：在核对纸质档案的基础上，核对数据著录是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据或在档案系统中查询不到相应数据的，应要求进行修改或补录，中标方应严格按照《档案著录规则》(DA/T**-****)进行著录； 　　扫描：包括档案的扫描处理、图像处理、二校处理、质检、批量上载（传）等环节； 　　合卷：一次业务(事项)办理过程形成的文件组成一个案卷； 　　投标方需协助配合采购方制度修订、规则变更等工作内容； 　　协助档案管理工作：在项目实施期间中标方需协助档案室接收、查档、库房整理及与档案相关的其它工作。 　　*.扫描图像质量要求： 　　（*）扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理： 　　（*）图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过*度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯； 　　（*）图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则； 　　（*）字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画； 　　（*）图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致； 　　（*）图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。 　　*.档案装订要求： 　　档案整理、扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下： 　　（*）遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订，恢复装订时，应注意保持整理后的档案排列顺序进行装订，做到安全、准确、无遗漏； 　　（*）档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，装订位置与左侧边缘距离*cm；与档案上边缘距离**cm位置装一个订，与档案下边缘**cm位置装一个订（左侧误差*.*cm；上下误差*CM内）； 　　（*）档案装订应遵循“两对齐”要求，即装订一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐； 　　（*）对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。 　　*.档案装具、卷盒要求： 　　档案卷皮、卷盒的制作，参照国家档案局“DA/T**-****无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板”标准制作，其它装具应符合国家关于档案整理装具的要求。 　　每个档案盒正面盖上单位名称，脊背处盖上保管期限、年度、起止件号、盒号等。将实体文件与文件保持一致进行装盒，一般按盒子厚度的**%比例装盒。便于保管利用。 　　归档文件每份加盖归档章，编制件号后按照排列的先后顺序依次装盒存放，同一年度同一保管期限装一盒或若干盒。 　　盒内备考表，由盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期等项目组成。 　　盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 　　*.档案整理安全保密、规范性要求： 　　全部归档资料应按相关要求，安全、保密、规范地整理扫描入库。中标人需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，并与采购人签订保密承诺书，且中标人应确保无涉外人员参与项目工作。 　　（*）安全保密性：保持资料的完整，出库入库保持一致，档案内容不得外泄； 　　（*）规范性：在采购人提供整理、扫描的软件环境中，中标人应有严格的操作规范流程，在档案的清理、整理、扫描、加工过程中，应严格遵守采购人的相关档案管理制度，在档案的整理、扫描、加工的各个环节均应进行详细的登记，并及时汇总装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录；经过整理、扫描的档案，保证分类清晰，条目准确，满足档案查阅的规范要求； 　　（*）中标人完成本项目时，其为本项目开展提供的设备应由采购人进行安全处理（如对硬盘数据的处理等）完后，再由采购人归还中标人； 　　四、其他要求 　　*.成交供应商不得部分转让或全部转让其应履行的义务。未经采购人书面同意，成交供应商不得将合同项下应由成交供应商履行的义务和工作分包、转包给第三方完成。 　　*.成交供应商参加该项目的所有工作人员（包括管理人员和工作人员）必须严格遵守保密制度和采购人的有关制度规定，严格执行规定的工作时间；不得损坏、丢失、涂改档案原件；不得私自复制任何档案文件，不得将复制的档案文件偷带出工作场所；成交供应商工作人员应保持工作环境的整洁、卫生；未经采购人管理人员同意，不得将工作间任何物品带出工作间外。 　　*.成交供应商必须严格遵守国家有关法律法规，严格遵守国家和**省档案行政管理部门有关文件的规定，服务应符合国家档案馆、***档案馆、***档案馆关于档案管理的相关标准，最终成果需符合******档案馆移交进馆标准。 　　五、供应商资格 　　（*）具有独立法人资格或具有独立承担民事责任的能力的其它组织（提供营业执照或事业单位法人证等法人证明扫描件）。 　　（*）本项目不接受联合体投标，不接受投标人选用进口产品参与投标。 　　（*）具有***档案会颁发的档案中介服务机构备案回执。（提供档案中介服务机构备案回执扫描件）。 　　（*）参与本项目投标前三年内，在经营活动中没有重大违法记录（由供应商在附件*中作出声明）。 　　（*）参与本项目政府采购活动时不存在被有关部门禁止参与政府采购活动且在有效期内的情况（由供应商在附件*中作出声明）。 　　（*）具备《中华人民**国政府采购法》第二十二条第一款的条件（由供应商在附件*中作出声明）。 　　（*）未被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单（由供应商在附件*中作出声明）。 　　（*）单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得参加同一合同项下的政府采购活动；为采购项目提供整体设计、规范编制或者项目管理、监理、检测等服务的供应商，不得再参加该采购项目的其他采购活动（由供应商在附件*中作出声明）。 　　七、评标方法 　　本次采购采用综合评分法，是指投标文件满足招标文件全部资格性要求，且按照评审因素的量化指标评审得分最高的投标人为中标供应商的评标方法。 　　评标过程中，不得去掉报价中的最高报价和最低报价。 　　总得分（总分***分）+加分项（*分）=价格+技术部分+商务部分+加分，分值及评分标准详见下表。 　　评判要素 　　权重 　　评分细则 　　一、价格 　　**分 　　价格分采用低价优先法计算，即满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价，其价格分为满分。 　　其他投标人的价格分统一按照下列公式计算： 　　投标报价得分=(评标基准价／投标报价)×** 　　（二）服务 　　*.项目服务方案 　　**分 　　（一）评审内容（考察点）： 　　（*）项目的认识与理解 　　（*）工作方法 　　（*）工作流程 　　（*）实施本项目采取的工作措施。 　　（二）评分标准： 　　*.每提供*项得*分，最高得**分； 　　*.在此基础上，根据内容整体全面性、具体性、针对性、合理性、可操作性进行评分，本项最高加*分。 　　备注：不提供不得分。 　　*.质量保障措施 　　**分 　　（一）评审内容（考察点）： 　　对项目完成质量、时间、安全、环保等方面进行评审。 　　（二）评分标准： 　　*.每提供*项得*分，最高得**分； 　　*.在此基础上，根据内容整体全面性、具体性、针对性、合理性、可操作性进行评分，本项最高加*分。 　　备注：不提供不得分。 　　*.项目重点难点分析、应对措施及相关的合理化建议 　　*分 　　（一）评审内容（考察点）： 　　（*）项目重点、难点的描述与分析。 　　（*）项目重点、难点的应对措施。 　　（*）项目实施提出的相关合理化建议。 　　（二）评分标准： 　　*.每提供*项得*分，最高得*分； 　　*.在此基础上，根据内容整体全面性、具体性、针对性、合理性、可操作性进行评分，本项最高加*分。 　　备注：不提供不得分。 　　*.管理制度 　　*分 　　（一）评审内容（考察点）： 　　对投标人公司及项目组内部管理制度、审查制度进行评审。 　　（二）评分标准： 　　每提供*项得*分，最高得*分； 　　备注：不提供不得分。 　　*.拟派本项目的服务人数、服务人员素质 　　**分 　　拟派本项目的服务人员具有以下要求的： 　　*、拟投入本项目的项目负责人（仅一人）具有档案学专业本科或以上学历的得*分。 　　*、具有*级及以上人力**和社会保障局及档案局盖章的岗位培训证书，每提供一人得*分，最高得*分。 　　须提供投标人为以上人员缴纳的****年*月至今任意*个月的社保证明及满足得分要求的相关证明材料，未按要求提供或无法判断则不得分，原件备查。如供应商为新成立企业且成立时间不足三个月可提供加盖投标人公章的情况说明或者证明材料亦视为符合。 　　*.便利化服务 　　*分 　　评审标准： 　　（*）**供应商得*分； 　　（*）非**供应商投标，但其在**注册有分公司或售后机构的，得*分； 　　（*）外地供应商承诺中标后**日内设立本地经营（服务）网点的，得*分。 　　（*）其他不得分。 　　证明文件： 　　*）**供应商要求提供营业执照扫描件，原件备查； 　　*）分公司要求提供营业执照扫描件，原件备查；售后机构必须同时提供售后服务**合同（或售后服务**协议）及售后机构营业执照证明文件。 　　*）外地供应商提供承诺函（格式自拟）证明文件。 　　备注：评分中出现无证明资料或专家无法凭所提供资料判断是否得分的情况，一律作不得分处理。 　　（三）综合实力 　　*.有效业绩 　　**分 　　评审标准： 　　投标人具有同类档案整理及数字化服务的业绩，每提供一份得*分；以此类推，最高得**分。不提供或者不能有效证明的，得*分。 　　证明文件： 　　供应商须提供项目合同关键页，未按要求提供或无法判断则不得分，原件备查。 　　*.资质、资格证书、奖励 　　**分 　　评审标准： 　　*.具有质量管理体系认证证书得*分； 　　*.具有环境管理体系认证证书得*分； 　　*.具有职业健康安全管理体系认证证书得*分； 　　*.具有信息安全管理体系认证证书得*分； 　　*.具有档案局登记备案回执的得*分； 　　证明文件： 　　*.要求提供有效的认证证书作为得分依据。 　　*.以上资料均要求提供扫描件，原件备查。评分中出现无证明资料无法凭所提供资料判断是否得分的情况，一律作不得分处理。 　　（四）加分项 　　投标人自主知识产权产品（创新、设计）情况 　　*分 　　评审标准： 　　投标人具有档案整理及录入管理系统软件类相关的软件著作权证书得*分，具有PDF批量合并转换系统相关的软件著作权证书*分。 　　证明文件： 　　*.要求提供有效的产权（专利）证书等证明材料作为得分依据。 　　*.以上资料均要求提供扫描件，原件备查。评分中出现无证明资料无法凭所提供资料判断是否得分的情况，一律作不得分处理。 　　八、商务要求 　　*.服务期：三个月。 　　*.服务地点：***梅林街道上梅林梅坳七路福康之家 　　*.项目属性：非长期服务项目 　　九、报名材料 　　以下报名材料一式二份，正本*份，电子版*份，电子版是以光盘、U盘或硬盘等移动存储介质提交的加盖公章的PDF电子文件），用信封或包装袋封面上应写明：项目名称、供应商名称。 　　*.招标文件响应声明书（附件*）。 　　*.报价一览表（附件*）。 　　*.企业法人营业执照（复印件）、组织机构代码证（复印件）；（三证合一的提供合一后的三证）。 　　*.法定代表人有效的身份证复印件、法定代表人授权书原件和被授权人身份证复印件（附件*）。 　　*.政府采购违法行为风险知悉确认书（附件*）； 　　*.政府采购投标及履约承诺函（附件*） 　　*.无不良行为承诺书（附件*）； 　　*.根据“七、评分方法”提供的相关证明文件。 　　十、提交投标文件联系方式、地点和截止时间 　　请有意参与的公司于****年*月**日**:**前，将报名材料盖单位公章并加盖骑缝章，并将以上材料密封后邮寄到***上梅林梅坳七路福康之家***楼办公室，投标供应商自行承担所有与编写和提交响应文件有关的费用。 　　联系电话：****-********。