福建省立医院纸质病历档案委托存管服务类采购项目市场调研

正文内容

**省立医院纸质病历档案委托存管服务类采购项主要内容是外包保管扫描后的历史纸质住院病案，未来三年合计约*****箱，档案箱体规格为**cm***cm***，现特向社会邀请各潜在供应商进行报价征集： 具体如下： （一）服务期限 自 ****年*月 **日 至 * * ** 年 * 月 ** 日 止或者付款金额达到合同金额（起始时间暂定：随采购活动调整，服务期限为*年）； 本次服务期限届满后或服务解除后，我方有权通过公开的采购程序进行下一轮的招投标活动。在未完成招标活动前，受托方有义务在本次承包年限到期结束后继续延期为我方服务，直至新服务单位到位为止，延期期间所产生的服务费用结算按照本合同中的费用标准，以实际展期天数计费。 （二）服务内容及要求 *、截止****年*月**日有*****箱病历档案，目前寄存于专业档案公司（地址：*****区**镇仙昙路*号京东亚洲一号），需要进行运输搬运、病案寄存托管、调阅服务。 *、未来三年（**个月）约新增*****箱，每月新增约***箱，病历档案需要进行运输搬运、病案寄存托管、调阅服务。 序号 品目名称 单价 预算 数量 寄存时间 * 档案运输、整理、上架 元/箱 *****箱 / * 档案寄存 元/箱 *****箱 *年 本次病案托管费为包干价，包含病案搬运至受托方库房所产生的所有费用，以及病案托管期间产生的存储、调阅费用，我方只负责提供病案。 我方现有存管档案在中标后由中标受托方负责下架搬运至受托方文档中心，其产生费用已包含在本次投标报价中； （三）服务内容及要求 ①病案寄存要求 （*）病案入库交接清点流程 *.* 受托方按照病案管理有关规定和要求，及我方提供的待交移病案目录，在我方库房完成清点及清单制作并移交运输至受托方库房，在我方库房组织完成交移病案的条形码粘贴、清点、制作清单、上架、录入示踪系统，完成在受托方库房的正式归档，并向我**式移交一份清单。 *.*病案入库交接须受托方提交每个批次交接电子清单包括但不限于病历号，病历号条码，病历所在箱子条码号，每个交接批次的份数，箱数，交接入库日期，交接人。 *.* 整个过程接收病案科的抽检及验收，合格验收时须双方在该批次的交接工作单上签字留档。交接工作单须明确交接批次，交接病历份数，交接箱数；及该批次的电子交接清单；一式两份，各留一份原件留档。 *.*受托方应按照项目需求提出相应的具体进度计划安排，要有工作日志，每月要向我方提交进度统计； *.*档案的搬运由受托方负责，搬运过程由我方人员监督；档案在离开我方办公地点后的安全由受托方承担。 （*）交接流程技术参数 *、排序：受托方应按照病案流水号进行清点、排序。 *、装箱：受托方提供优质的专用标准纸质档案箱并将病案袋按照流水号顺序装于档案箱内，在档案箱粘贴条形码上进行标注、封存。 *、运输：受托方将档案箱按顺序装车运输、搬运上架，并录入示踪系统，提供病案保管全过程的跟踪和定位。 *、保管：受托方提供符合病案保管标准和要求的档案库房和档案装具，并按照安全、保密、规范、监管的原则，对我方寄存病案进行保管和维护，确保病案实体及病案信息安全。 *、利用：采我方要查阅利用时，受托方应按照查阅内容和时间要求满足我方使用病案的需要。 （*）档案库房建设 ★*.托管仓库要求位于**省内。 ★*.仓库建设严格遵循国家《仓库防火安全管理规则》，通过消防部门的验收，需提供托管仓库的消防批文、复印件加盖公章。 *.库区应设有独立的值班室、监控室和消毒室，不应设置其他无关用房。库区地面高度和档案库净高符合国家规定标准。 *.我方有权对受托方存储保管病历的库房及相关防护设施定期现场检查，发现问题的及时采取相应整改措施。 ★（*）设备设施配备 受托方档案库房设备设施配备必须满足档案保管“八防”的要求： *.防盗设施 *.*库房具有防盗设施，具有电子监控设备，全场无死角，监控资料承诺保存**天,医院可以通过手机APP随时远程查看托管的病案的情况. *.*库房具有安防控制系统，库房配备电子门禁系统、库区设置安全门禁、玻璃破碎报警等安全防护专用设备。 *.*库房保安员全天****小时，***天无间断巡逻值班需提供巡逻值班表。 *.防火设施 *.*具有自动烟感、火灾报警火系统。 *.*提供超高压细水雾装置或超高压细粉灭火器。 *.*采用防爆灯，能够有效避免爆裂或火花散落，确保档案安全。 *.防光设施 *.*库房密闭或配挂防光窗帘。 *.*供无紫外线照明装置，能有效避免光源对档案纸张的破坏。 *.防潮、防高温设施 *.*库房具有温湿度监控及调控系统、抽湿机、空调。 *.*库房温度保持在**—**℃之间，相对湿度保持在**-**%之间，霉雨天气注意关闭门窗，注意防潮抽湿。湿式清洁地面后及时用风扇吹干。 *.防尘、防鼠防虫设施 *.*库房提供防尘罩、地面粉刷防尘漆等防尘设备。搞好库房环境，病案入库前先吸尘，使用吸尘器，每月一次吸除病历表面灰尘。每天一次打扫卫生，经常清理库房门窗、病案架及地面、墙壁，保持库房的清洁。 *.*放置防虫、霉药品、定期检查并投放灭鼠药，提供其它等预防措施。注意防鼠害，不得在库房置放食物，库房工作人员须定期巡查，一旦发现鼠害，须及时处理； *.*病案入库前要清洁，对可能感染害虫的病案进行彻底的消毒处理。库房门窗严密，放置杀虫剂，防止害虫的生长和繁殖；禁止放置食物，每月例行检查一次，一旦发现虫害，须及时处理。托管仓库由专业的消杀公司提供虫害消杀服务。 *.防水设施 *.*档案库房地面可以有效防止雨水倒灌，空调排水措施做了专门处理。 *.受托方提供符合国家标准的开放式固定架用于病案存储。 *.档案库应有*个独立的出入口。 （*）规章制度建设 档案寄存必须建立健全档案安全、保密、消防、保卫、档案出入库、档案保管、档案查阅利用、档案信息安全、库房人员管理等各项规章制度和检查记录，建立***天**小时值班、昼夜巡查制度，每天*次检查设施设备运行和档案“八防”措施落实情况，并做好检查记录。 （*）病案库存示踪系统的技术要求 *.病案示踪管理制度 *.*受托方需具备病历条码跟踪软件及硬件，以确保我方病历的存储过程中实现快速定位，调阅，快速盘库，提供病历移交后的全部或部分时间内交接的库存报表。 *.*受托方病历示踪系统确保实现以下索引查询功能：病历号，病历条码号，病历所在箱号，病历所在库房位置号。 *.*受托方病历示踪系统确保实现某本病历的历史出入库时间记录查询。 *.*受托方病历示踪系统确保实现某段时间内调阅过的病历统计功能。 *.*受托方病历示踪系统确保实现某个调阅申请人的历史调阅记录的统计功能。 *.* 受托方需提供病案原件调阅的预约登记系统，医院通过该系统提出病案原件调阅需求，受托方通过该系统回复医院的要求，我方也可以通过该系统查阅相关需求的办理情况，相关信息同时以短信的方式发送给我方指定的手机。需提供截图。 ②病案寄存实施方案 （*）组织机构 受托方成立实施项目组织机构，确定项目负责人和技术负责人，选配业务熟练的档案管理人员（不少于*人），总经理亲自负责，分管经理具体抓好，任务明确，分工详细，责任落实，切实做好寄存档案各个环节的工作。库房管理人员不得少于*人，且熟悉档案法及档案工作规章制度，掌握档案管理业务知识，责任心强，吃苦耐劳，踏实安心，胜任档案寄存工作。受托方必须在投标文件中确定项目负责人、技术负责人及工作人员名单，明确各自工作任务，需提供身份证复印件，中标后我方将按投标文件提供的身份证复印件与现场实际的工作人员进行核实，有违背投标文件的视同违约，我方有权解除与中标方的合同，产生的损失全部由受托方承担。 （*）项目管理 受托方必须加强对病案寄存全过程中的监督和管理，建立并落实寄存病案的排序、装箱、运输、上架、保管、维护、查阅等工作流程，完善相关手续，抓好工作进度，落实具体措施，认真处理寄存事故，确保病案实体安全。 （*）安全保密 受托方认真贯彻执行《保密法》和有关安全保密规定，制**全保密制度、保密协议书，签订保密承诺书，履行保密责任，加强寄存病案各个管理环节的安全保密工作，不得泄露我方单位的秘密，不得私自复印或摘抄有关病案内容，不得对外泄露寄存病案情况，不得利用寄存病案谋取私利，如因泄露而造成的后果由受托方承担一切责任。 （*）提供查阅服务 受托方建立健全查阅利用服务工作制度，明确查阅方式，规范查阅程序，履行查阅手续，加强查阅监管，改进服务态度，按照我方查阅内容和时间要求，及时、认真做好寄存病案调卷、查阅、递送等服务工作，并及时归还存放查阅的寄存病案。每年都要对寄存病案进行清理、统计和分析，并将情况报送我方。 （*）建立管理台账 受托方建立细致的管理台账，包含详细数据，定期供我方审查。建立寄存台账，包含寄存病案的每次运输、每月寄存、半年累计、全年累计；建立管理维护台账，包含安全巡查记录、温湿度监控、防虫药投放、日常维护等；建立病案查询利用服务记录等。 （*）项目检查验收 受托方陪同我方依据国家档案局规定标准和技术规范、招标文件、投标文件和合同约定。如若发现问题，由受托方负责整改。 （*）严格项目实施 本项目完成采购后，受托方就是项目实施主体，不能将本项目转标、转包、分包给他人。受托方不得任意变更存储地点；若需要变更存储地点，必须得到我方同意，方可变更。 ③寄存病案质量要求 ★（*）委托方在寄存病案的排序、装箱、运输、上架、保管、维护、利用过程中，必须做到运输安全化、存放条理化、排列系统化、保管科学化，不能发生遗失、损坏、损毁、烧毁、污损、霉变、虫蛀等情况，确保寄存病案实体安全。 ★（*）委托方在寄存病案的排序、装箱、运输、上架、保管、维护、利用过程中，必须严格执行《中华人民**国档案法》、《中华人民**国保密法》及国家、行业以及我方制定的相关保密规定，符合国家相关数字信息**安全管理标准的要求，履行相关保密职责，签订保密协议和保密承诺书，确保寄存病案信息安全。 ★（*）委托方须提供符合标准的国家标准的钢质导轨式密集架或开放式固定架用于病案存储。 （*）我方对待存储的病案进行核查，并移交给督委托方进行收纳存储，移交完成需要双方人员签字确认当次移交的病案数量和相对应病案号。 （*）我方有权监督委托方的各项服务，包括但不限于装箱、运输、存储等。 （*）我方指定专人负责与委托方联系，所有对存储病案的操作指令须经我方指定人发出。 （*）我方每月到委托方仓库检查一次病案存储情况。每次检查结果必须有书面记录，包括检查者、检查内容和检查结果等，检查内容包括仓库状况是否良好；安全设施是否到位；库管人员是否具有资质，是否经过培训；查阅被保管资料的入库、调用、出库等管理登记记录。若发现中标人的存储安全隐患，委托方需在一个星期内，提出改善意见并落实，并获得院方的确认。 （*）存储物的所有权属于我方。 ★④其他服务的技术要求 *. 满足调阅灵活性及时效性要求 *.*委托方须提供病历资料专车递送给病案室的档案实物调阅和资料扫描拍照的远程调阅方式，并做好交接手续。 *.*委托方须保证病案调阅服务的及时性：确保当天**：** 前发出的调阅要求，应在次日的**:** 前送达，调阅产生的人工及交通费用由委托方负责。 *.*委托方须确保病案入库服务的及时性，入库时间进度应满足医院的要求。 病案丢失的责任及其他侵权违约责任 *.*委托方对病历移交后发生的丢失须承担赔偿责任，分两种情况的丢失赔偿责任，一种是没有患者纠纷的，需按照****元/份给医院赔偿；投诉案件中出现因丢失病案产生医院败诉而承担的经济赔偿由中标人给医院赔偿。 *.*委托方侵权违约指供应商非法变卖病历的相关信息，或非法占用病历的行为，或导致病案出现损坏的行为，该侵权违约责任须明确描述。 *.委托方拟投入档案库房楼面承重符合档案馆库房建设标准，楼面活荷载标准值应达到**KN/㎡； *.委托方及其技术人员应具有国家及行业要求的合法资质。 （四）报价表 序号 项目 单位 第一年 第二年 第三年 * 档案存储费用（含调阅） 数量（箱） ***** ***** ***** * 元/箱•月 * 小计（元/年） * 档案运输费用 （含运输、整理、上架） 数量（箱） **** **** **** * 元/箱 * 小计（元/年） ** 每年合计 元/年 ** 三年合计 元/年 （五）自愿参与调研的潜在供应商须提供以下材料： *、公司营业执照复印件； *、法定代表人身份证复印件； *、授权委托书、授权委托人身份证复印件； *、报价表。 （六）截止时间 所有材料截止于****年*月**日**时前加盖公章后递交至**省立医院**院区行政楼（*****街道金榕南路***号）***室。（联系人：余老师****-********）。 **省立医院总务科 ****月*月*日 一审：余尔栋 二审：余良仁、吴雄伟 三审：张新任