重医附一院2024年全国博士后交流活动会务服务招标文件

正文内容

************ ****年全国博士后交流活动会务服务招标文件 ************拟于****年*月**日-**日承办****年度全国博士后学术交流活动，为保证本次活动的顺利举办，拟招标会务公司承接并全程执行活动，欢迎有资质和有实力的会务承办机构参与投标。 一、招标概况 （一）项目名称：****年全国博士后学术交流活动 （二）项目实施地点：渝州宾馆、************ （三）项目背景：本活动旨在全面彰显并提升************博士后工作站的独特优势，通过搭建高层次、高水平的学术交流平台，促进博士后研究人员及相关领域专家的思想碰撞与知识共享，推动科技创新与学科交叉融合，加速科技成果转化与应用，为国家创新驱动发展战略实施提供强有力的智力支持。 （四）招标内容 *.提供全方位、专业化、创意独特且极具执行性的全套活动策划方案； *.负责活动各阶段的统筹协调、服务及实施； *.负责外地参会嘉宾（专家及参会博士后）的机票/火车票预定，专家及参会博士后的组织及接待； *.负责渝州宾馆会场及住宿的预定、活动期间的餐食； *.负责会场及院内公共区域设计及布置； *.负责活动应急、现场管理等保障工作； *.宣传及活动视频制作与剪辑，全过程推广宣传； *.负责承担采购方交办的与交流活动相关的其他工作。 *.包括但不限于以上内容。 （五）服务期限：*个月 二、服务要求 （一）负责全国博士后学术交流活动的策划、宣传及执行 *.提供活动各阶段的策划方案，并组织和执行活动； *.负责活动主视觉设计和场景布置，做好大厅、会场、公共区域、外围的氛围营造，包括不限于背景墙展示、道旗、易拉宝、展架、指示牌；做好活动场地布展，包括签到台、合照区域、会议区域（座牌、座签）、引导图等设计和制作； *.负责活动物料的设计及印刷，包括但不限于活动宣传牌、专家座牌、学术壁报、接机牌、获奖证书、论文集、参会证、纪念品等相关宣传物料的制作； *.制作前期报名宣传视频*个（不少于*分钟），开场动画及活动宣传片等全流程视频设计；主流媒体平台宣传报道不少于*篇； *.负责活动现场直播服务，包括但不限于线上直播推流服务、专业摄像、配齐相关音响设施设备、主持人和嘉宾的妆造等相关工作； *.做好全程摄像摄影，针对活动亮点，活动期间根据实际需求制作不少于*分钟的短视频，活动结束后高质量剪辑完整的活动视频*个（不少于*分钟）； *.活动前期、执行期、后期在各大主流媒体平台全方位、多形式宣传，并提供配套展示内容。 （二）负责全国博士后学术交流活动的接待和服务工作 *.负责活动期间领导、专家、博士后的接送机服务，并在机场、高铁站设置接送机站并安排专人值守； *.配合采购方做好领导、专家、博士后的接待工作，包括但不限于活动期间的报到、入场和退场引导、住宿、餐饮、茶歇等相关会务服务； *.为本次活动提供专业的活动服务团队保障，包含但不限于设计组、接待组、服务保障组、宣传摄影制作组等，保证活动期间执行团队不少于**人的会务服务人员（着统一服装）。其中，后勤组（不少于*名），现场控制（不少于*名），摄影摄像及直播导播（*名），接待服务人员（不少于*名）。 （三）负责大会应急、现场管理等保障工作 团队具备丰富的大型活动承办经验，针对活动现场的突发状况，有完善应急处置预案和规范的处置流程。 （四）负责承担采购方交办的活动相关的其他工作 三、报价说明 活动参加人员预计在***人左右，投标第三方机构需综合考虑本次活动的实际情况，参照附件*进行报价，包括但不限于活动优秀论文入选者的奖金、参加人员住宿、餐饮费、论文集和活动纪念品的制作、云直播宣传、会务费（整体活动氛围设计，宣传海报及指引牌等会场物料，酒店及活动会场布置，活动现场执行，会议资料，紧急购买物品）等所有费用。 项目限价：**.*万元 四、费用结算 （一）由会务承办机构垫付的参会嘉宾（专家、活动优秀论文入选者）往返交通费，根据机票行程单/发票、或车票等凭证在医院实报实销。 （二）其他费用 *.合同签订日起**个工作日内，乙方需开具正式发票，甲方在收到发票后**个工作日内需支付**%合同款项；活动开始前一周内，乙方需开具正式发票，甲方在收到发票后**个工作日内需支付**%合同款项。 *.待乙方为甲方完成合同服务后，经甲方验收确认，收到供应商提供的正式发票后，乙方需开具正式发票，甲方在收到发票后**个工作日内需支付剩余款项。 五、项目评审 （一）招标单位组织由医院相关部门及监督部门组成的评标小组进行评议，根据评审标准进综合评议，按得分由高到低进行排序，评分标准如下： 序号 评分因素及权值 分值 评分标准 说明 * 投标报价（**%） **分 *.竞争性磋商基准价为满足竞争性磋商文件资格要求的投标人最后报价算术平均值； *.报价在基准价上下浮动**%（含）以内得满分。报价高于或低于基准价**%（不含）的，按以下公式计算扣分（保留两位小数），本项权重分扣完为止： (｜报价-基准价｜/基准价-**%)×***×* 投标文件中提供书面报价文件 * 技术部分 （**%） **分 *．活动方案：实施进度及时间安排合理，能高效完成本项目，方案针对本项目量身定制，内容全面、完整，重点突出。(**分，优得**分，良得**分，差得*分） *. 设计方案：提供有创意的会场内布置方案和外场氛围方案。(**分，优得**分，良得*分，差得*分） *. 物料类型：拟使用的物料类型及物料设计方案。(*分，优得*分，良得*分，差得*分） *．质量保障：质量控制体系完备，能为本项目高质量完成提供切实保障，保证活动期间执行团队的会务服务人员。(*分，优得*分，良得*分，差得*分） 投标文件中提供书面方案 * 商务部分 （**%） 媒体宣传 （**分） 有固定的国内主流**媒体，能够保障本次活动的宣传。有*家**媒体得*分，本项最多得**分。 投标文件中提供书面证明 既往业绩 （**分） 既往业绩：提供投标人近三年承担本项目类似活动案例（合同金额大于**万元），*个业绩得*分，本项最多得**分。 提供业绩证明等有效证明资料复印件。 其他说明：评标小组认为投标人的报价明显低于其他投标人的报价，有可能影响服务质量或者不能诚信履约的，应当要求其在评标现场合理的时间内提供书面说明，必要时提交相关证明材料；投标人不能证明其报价合理性的，评标小组应当将其作为无效投标处理。 六、投标人资格要求 基本资格条件 *.投标人须具有独立承担民事责任的能力，具备履行合同相应能力，营业范围与本次招标项目相适应。【报名资料必须提供：营业执照复印件（标注出与本次招标项目相符合的经营范围）】 *.提供法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书。【报名资料必须提供：法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书（附件*）】 *.具有良好的商业信誉，前两年内，在参加政府采购活动及经营活动中没有重大违法记录。【报名资料必须提供：投标函（附件*）】 *.本项目不接受联合体投标。 特定资格条件 近三年服务过全国大型活动、会务、策划案例；具备大型活动的宣传推广经验，能够胜任宣传片的拍摄剪辑、宣传品的制作、宣传文稿的撰写等工作。 【报名资料必须提供：以上资质。】 七、报名须知 报名方式：将报名资料于报名时间内发送至邮箱进行网上报名，进行资质初审。（报名邮箱：*********** ；报名时间：详见最后一条。） 报名资料的编制： 报名资料内容： 报名资料封面及目录。 “投标人资格要求”中所有资料复印件（按照“投标人资格要求”中的顺序进行编排）。 其他（投标人自行补充）。 报名资料格式：所有报名资料必须形成*个PDF。 报名资料和报名邮件的命名规范：“公司完整全称+项目名称报名资料” 报名资料数量：*份。 报名资料盖章：所有资料均须盖投标人鲜章。 现场勘察： 投标单位自行勘察现场，以了解本项目实施的现场情况。凡是参与投标的单位，无论勘察现场与否，均视为充分了解本项目的实施条件，若有疑议，请于投标前联系。现场勘察联系人及联系方式：详见最后一条。 八、投标须知 投标费用及招标文件获取：招标文件无需购买，各投标人自行在重医附一院官网下载，并承担投标文件编制与递交所发生的一切费用，在任何情况下，招标单位对上述费用均不承担任何责任。 投标文件的编制： 投标文件的组成（包含但不限于）： 封面及目录。 报价表（附件*）。 法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书（附件*）。（被授权人必须为投标单位的在职员工，并提供投标单位购买的社保证明作为证明） 投标函（附件*）。（实质性响应本招标文件内容） “投标人资格要求”中所有资料复印件。 其他。 装订顺序：请按照以上顺序装订投标文件。 文件数量：投标文件一式两份，正本一份，副本一份。 文件密封：所有资料均盖投标人鲜章，用文件袋或专用信封密封，并在封面写明项目名称、投标人名称等基本信息，封口处签字盖章。 文件递交：投标文件密封后于开标时递交。 其他：投标文件原则不退还，由投标单位自行备份留底。 评标方式：招标单位组织由医院相关部门及监督部门组成的评标小组进行评议，结合投标单位资质、经验、实力、社会信誉度、本项目投标报价及方案，选择中标单位并与之签订合同。 严禁串标、围标等恶意行为，若发现此类情况，取消投标资格，若已中标、成交，视为无效，相关供应商两年内禁止参与我院投标。 采购结果公告：请于重医附一院官网自行查看。 九、 （五）报名、开标的时间及地点 报名时间、地点及咨询方式 报名时间：****年*月**日--****年*月**日上班时间。 报名邮箱：*********** 报名咨询：张老师******** 技术咨询、现场勘察联系人：陶老师 张老师 童老师 ******** 开标时间、地点及咨询方式 开标时间：另行通知。 开标地点：************（******袁家岗**路*号）*号楼A栋 总务处***室 开标咨询：同报名咨询。 ************ ****年*月**日 附件*-* 法定代表人身份证明书 项目名称： 致：************（采购人名称）： 本人（法定代表人姓名）是（投标单位名称）的法定代表人，任（职务名称）职务，身份证号码：；联系电话： ，单位座机：，邮箱：。 特此证明。 附：*.法定代表人二代身份证复印件加盖公章（身份证应提供清晰的正反面） （投标单位公章） 年 月 日 附件*-* 法定代表人授权委托书 项目名称： 致：************（采购人名称）： 本人（职务：身份证号码：；联系电话：；单位座机：）系（单位名称）的法定代表人，现授权委托本公司的（职务：身份证号码：；联系电话：；邮箱：）代表我单位全权办理上述项目的投标、谈判、签约等具体工作，并签署全部有关文件、协议及合同。 我单位对被授权人的签字负全部责任。 在撤消授权的书面通知以前，本授权书一直有效。被授权人在授权书有效期内签署的所有文件不因授权的撤消而失效。 特此委托。 被授权人： 投标人法定代表人： （签字或盖章） （签字或盖章） 附：*、法定代表人二代身份证复印件加盖公章（身份证应提供清晰的正反面） 被授权人二代身份证复印件加盖公章（身份证应提供清晰的正反面） 被授权人最新清晰社保证明加盖公章（勿遗漏） （投标单位公章） 年 月 日 附件* 投标函 项目名称： 致：************（采购人名称）： （投标人名称）系中华人民**国合法企业，注册地址：。我方就参加本次投标有关事项郑重声明如下： 我方完全理解并接受该项目招标文件所有要求。 我方提交的所有投标文件、资料都是准确和真实的，如有虚假或隐瞒，我方愿意承担一切法律责任。 我方承诺按照招标文件要求，提供招标项目的技术服务。 我方具有良好的商业信誉，具有负责本项目所必需的设备和专业技术能力，并愿意随时提供相关证明材料。 如果我方中标，我方将履行招标文件中规定的各项要求以及我方投标文件的各项承诺，按《政府采购法》、《民法典》及合同约定条款承担我方责任。 我方参加本项目采购活动前两年内无重大违法活动记录，未列入在信用中国网站（creditchina.gov.cn）“失信被执行人”、“重大税收违法案件当事人名单”中，也未列入中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）“政府采购严重违法失信行为记录名单”中，符合《政府采购法》规定的供应商资格条件。我方对以上声明负全部法律责任。 （投标人公章） 年 月 日 ： 附件*报价表格式 ************ ****年全国博士后交流活动会务服务项目明细 序号 项目内容 标准 数量 金额 备注 * 往返交通费 火车硬座、硬卧，高铁/动车二等座或汽车票； 长途客车、船票（三等舱）等按照票价报销； 飞机票报销价格≤高铁（动车）二等座报销价格，则按照飞机票价格给予报销。 约**人 暂估***** 实报实销 * 会议住宿 渝州宾馆：≦***元，不少于*晚 **间**晚 暂估***** 预估价≦**.*万元 * 会议餐食 标准：≤***元/天，（*天，共*顿正餐） 早餐：酒店自助； 午餐：渝州宾馆桌餐（**人）；盒饭不低于*荤*素； 晚餐：桌餐或其他。 茶歇：咖啡、水、小食等。 桌餐**人 盒饭***人 暂估***** * 会议场地 渝州宾馆（主会场全天容纳***人/或主会场半天，*个分会场各半天容纳***人） 暂估***** * 宣传物料 *.制作宣传片*个不少于*分钟，开场ppt背景及专家简介等全流程视频设计、制作及剪辑； *.*级主流媒体、院内公众微信平台宣传报道不少于*篇，推送不少于*次的短视频传播； *.全程摄像，摄影及会议主要内容视频同步直播推流、图文直播，针对活动亮点，活动每天制作不少于*分钟视频*个，活动结束后高质量剪辑完整的活动视频*个（不少于*分钟）。*.会议结束后**小时内出新闻稿，并在主流媒体进行宣传。 暂估****** * 会场布置及物料 *.会务材料的设计及印刷：会议议程（***份）、胸牌（***份）、笔和会议资料袋（***份），论文集（***份）、学术壁报（**份）、座牌（***份）； *获奖证书（*份） *.纪念品制定（***份）。 酒店及院内会场大厅、会场、公共区域、外围的氛围设计和布置，包括不限于背景墙展示、道旗、易拉宝、展架、欢迎横幅、指示牌、接机牌；做好活动场地布展，包括签到台、合照区域、会议区域（鲜花、座牌、座签）、引导图等。 * 策划组织、整体执行 会场服务：拥有专业的活动服务团队，包含设计组、接待组、服务保障组、宣传摄影制作组等，至少保证会议当天执行团队不少于**人的会务服务人员（着统一服装）。后勤组（不少于*名），现场控制（不少于*名），摄影摄像及直播导播（*名），接待服务人员（不少于*名）。 * 获奖者奖金 一等奖*名、二等奖*名、三等奖*名 * **** 报价说明： 会议时间：预计*月**-**日。 所报费用为综合费用，包括但不限于设计费、服务费、利润、风险、税费、保险费等完成本项目的所有费用。