内蒙古自治区文化馆关于开展档案规范化整理及数字化服务比选的函

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为进一步提升档案管理水平，推进档案工作的规范化、科学化、信息化建设，按照《中华人民**国政府采购法》《中华人民**国政府采购法实施条例》《中华人民**国档案法》等有关规定和要求，我馆拟开展档案规范化、数字化整理工作，现拟开展比选工作，请有意向的单位按要求递交相关资料。 一、项目名称 ***自治区文化馆档案整理及档案数字化工作项目。 二、实施内容及预算 预算控制价*****元整（大写：玖万捌仟元整），最终以实际情况为准。 三、实施标准与技术规范 根据《中华人民**国档案法》和《中华人民**国档案法实施办法》，结合档案规范化整理及数字化服务需求，提供服务应满足如下要求。 （一）参照标准 *、《归档文件整理规则》(DA/T**-****) *、《***自治区档案馆档案接收办法》（内档局发[****]*号） *、《纸制档案数字化技术规范》（DA/T**-****） *、《实物档案数字化规范》（DA/T **—****） *、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GBT*****-****） *、《会计档案案卷格式》（DA/T **-****） *、《录音录像档案管理规范》（DA/T **—****） （二）技术规范 *、档案整理要求 对未整理纸质档案（包括文书档案、财务档案、声像档案、实物档案等）鉴定、分类、划分保管期限、排序、编页、盖章、填写信息、录入、装订、装盒、上架等服务。 （*）鉴定：按照归档文件归档范围内容要求，对档案进行鉴定是否归档。 （*）分类：根据档案形成来源进行分类，哪些归文书档案，哪些归资料等。 （*）划分保管期限：按归档文件保管期限表进行划分，哪些文件归永久、哪些归**年、哪些归**年。 （*）排序：根据文件的重要程度以文件的内在联系进行排序，**：会议纪要为永久保存的第一件开始排序，接着年度总结及计划、领导任免、机关重要文件、各处室重要文件等排序。 （*）编页：对没有编页或编页不规范的档案重新进行编页。编页不应压盖档案内容。使用阿拉伯数字从“*”开始正面右上角，反面左上角依次编写页号，筒子页档案可展开的标注为一页，不可展开的必须标注为两页 。一个页面粘附有多个内容或信息时，应分别编页，分别扫描。 （*）盖章：文书档案右上角空白处盖六个空格的归档章。注意的是盖章绝对不能压字，不能粘贴纸条，必须在空白处盖章。 （*）填写信息：盖完归档章后陆续填写相关信息，包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数，机构（问题）选项根据档案分类方案来决定是否填写。 （*）档案著录主要内容包括：文件题名（会议纪要加[ ]括号，注明会议的内容议题；通知、报告类的加[ ]括号，将相关内容补齐）、责任者、文件编号、形成日期、页数、密级、件号、年度、保管期限、档号、备注。 （*）装订物拆除：拆除装订物逐件拆除档案中的原金属装订物（如：金属夹条、回形针、订书钉、大头针等）及一般线装物（如：后期装订线等），档案中的精装书籍及成精装书籍装订的档案不得拆散，可用零边距扫描仪进行扫描。拆除档案装订物时可使用相应工具，但必须小心细致，不得损毁档案。 （**）页面修正：页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或烫平等）后再进行扫描。凡是需要装订裱糊档案均由供应商承担裱糊、裱糊耗材，档案裱糊规格须按照指定要求裱糊。 *、档案扫描要求 （*）采用专业文件扫描仪和采用A*幅面以内的高速、平板扫描仪，如尺寸超 过 A*的，可选用大幅面图像扫描仪，确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。 （*）严格遵守并达到国家标准：《中华人民**国行业标准（DA/T**—****） 纸质档案数字化技术规范》。 （*）文件的存储格式为PDF多页文档格式。 （*）黑白页面扫描为黑白模式，彩色页面扫描为彩色模式，根据原件清晰程度，根据需要，个别采用灰度或真彩扫描，分辨率一般为***dpi，对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为***dpi或更高。对于纸质较差的原件，不允许采取连续进纸方式扫描，只能单张扫描。差错率不得超过*%。 （*）扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页，每页图片命名及组成符合相关规定及要求，差错率不得超过*%。 （*）扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，还需进行如下图像处理： a.图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过*度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯； b.图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑 线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则； c.字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画； d.图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。 *、系统对接要求 完成数字化档案管理系统，实现档案查询、共享及安全管理。 *、装订装盒要求 档案整理扫描成果经过一检、二检无误后，安排专人对档案进行装订装盒的工作。档案整理、扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下： （*）遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。 （*）档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置。 （*）对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。 *、上架服务要求 档案整理后上架服务是档案管理工作中的重要环节，档案整理、扫描、装订完成后，要进行细致认真的上架。具体上架要求如下： （*）服务内容 a.档案分类排序：按照档案分类方案对所有整理好的档案进行系统排序 b.编制档号：为每份档案编制规范的档号标识 c.物理上架：将档案按顺序放置到档案密集架上 d.位置标识：制作清晰的架位标识和指引 e.系统录入：将档案位置信息录入档案管理系统 f.质量检查：核对档案实体与目录信息的一致性 （*）服务流程 a.接收已整理好的档案材料 b.核对档案整理质量是否符合上架要求 c.确定档案排架方式和存放位置 d.按顺序进行实际上架操作 e.制作并张贴架位标识 f.更新档案存放位置信息 g.进行上架质量验收 （*）服务标准 a.档案上架排列有序，整齐美观 b.档号编制规范统一，标识清晰 c.存放位置与系统记录完全一致 d.预留合理的增长空间 e.符合防火、防潮、防虫等保管要求 四、比选单位资格要求 （一）必须是独立注册的法人，具备合格有效的营业执照。 （二）具有从事本项目的相关资质。 （三）具有独立承担民事责任的能力。 （四）必须具有对公银行账户。 （五）企业未被纳入失信被执行人名单。（信用记录查询渠道：“信用中国”网站： www.creditchina.gov.cn、中国政府采购网www.ccgp.gov.cn）。 （六）不接受联合体参与。 （七）法律、行政法规规定的其他条件。 （八）针对本项目的询价表（加盖单位公章）。 五、报送材料要求 （一）供应商应按照各内容要求，提供详细的报价方案（加盖单位公章），应包括各项单价、各项总价、整体总价等内容(包含税费等)和从事相关业务的证明资料(加盖单位公章)。 （二）供应商应对所提供的全部资料的真实性、合法性承担法律责任。未按要求提供的文件将不作为参考依据。 （三）提供营业执照、法人身份证复印件、企业征信情况等。 六、材料报送时间及方式 须在本通知规定的截止时间(****年*月*日**:**)前，将加盖公章的PDF文件发送邮箱：***********。 七、注意事项 我单位不负担此次比选所产生的任何费用。 附件：报价表 ***自治区文化馆 ****年*月**日 点击此处下载文件